Kohdetiedot: Finnair Hotthack / pääkonttorin tilauudistus
Tilaaja ja rakennuttaja: Finnair Oyj, Facilities management
Käyttäjä: Finnair Oyj
Sisustusarkkitehtisuunnittelu: Workspace / Mari Jauhiainen ja tiimi Sara Kokko, Jenni Ketola, Katariina Pirneskoski, Tytti Kemppainen
Urakointi: Lumicon / Juuso Jäväjä
Hotthack-uusiutumismatka syntyi, kun Finnair päätti kokonaisvaltaisesti tehostaa teknologian ja digitalisaation hyödyntämistä uusien toimintatapojen muokkaamisessa. Samaan aikaan HOTT-toimitalosta tuli tarvetta vähentää tilaresursseja. Uusiutumisen haasteet ylitettiin tehokkaalla käyttäjälähtöisellä suunnittelulla, jonka keskiössä olivat työntekijät itse. Matkaa ohjasivat Finnairin henkilöstökokemuksen näkökulmasta uusiutumista johtava Laura Ansaharju, Future Work Designer Anita Ovaska Finnairilta, sekä sisustusarkkitehti Mari Jauhiainen Workspacesta.
Laura Ansaharju, Finnair VP, People & Culture, Customer Experience
”Koen, että ihmiskeskeisyys on ainoa oikea tapa tehdä nykyaikana muutosta. Halusimme myös `benchmarkata´ uudistusstrategiamme tulevaisuutta ajatellen ja onnistuimmekin siinä”, kertoo Finnairin muutosmatkan HR-luotsi, Laura Ansaharju.
”Ongelmat olivat konkreettisia. Toimistoamme vaivasi krooninen tilapula, vaikka tyhjää tilaa oli valtavasti. Vakituiset työpisteet loivat nurkkakuntia. Kömpelö työtila- ja tapakulttuuri aiheutti sen, etteivät ihmiset kohdanneet toisiaan koko yrityksen mittakaavassa, siihen haluttiin muutos. Myös digiuudistus vaati uusia innovaatioita työtavoissa ja työn tekemisen merkitys nostettiin vahvasti esiin henkilötasolla.”
”Muutos tarkoitti kohtaamista. Jokaisen piti tarttua toimeen. Uusi kulttuuri syntyi pikkuhiljaa, upeiden henkilökohtaisten tarinoiden ja avautumisien kautta, kahvia juotiin lähes mahahaavaan saakka. On myös totta, että mikään ei muutu ilman vastarintaa, ihmeteltiin muun muassa sitä, miksi juuri vuonna 2013 uusitut tilat täytyi muuttaa. Kyseenalaistaminen on ok, hymistely tappaa muutoksen, joten pettymyksetkin kuuluvat matkan kuvaan.”
”Nyt työtiloissa työskentelee jo yli tuhat työntekijää, työtehokkuus on kasvanut ja henkilökunnan muutosketteryys on parantunut. Muutos tarvitsee nyt ennen kaikkea hoivaa ja rohkeutta edelleen kehittää”, Ansaharju toteaa.
Anita Ovaska, Future Work Designer, Finnair
”Haastavan hankkeen onnistuminen oli täysin riippuvainen työntekijöiden ja Finnairin johdon valtavasta panoksesta. Kolmikerroksinen toimitalo, jossa työskenteli 750 Finnairin työntekijää, haluttiin muuttaa kahteen kerrokseen seitsemässä kuukaudessa, muuttaa koko organisaation toimintatapoja ja työvälineitä, sekä luoda lisää työtilaa yrityksen tulevaa kasvua ajatellen”, Workspacen työympäristökonsulttina projektissa toiminut Anita Ovaska kertoo.
Hotthack-työympäristölaboratoriossa koko henkilökunta johtoporras mukaan lukien suunnitteli oman työtilansa konkreettisesti aloittaen täysin tyhjästä toimistotilasta.
”Viisi viikkoa kerrallaan 120 henkilön tiimit suunnittelivat, testasivat, ideoivat ja havainnoivat työhönsä liittyviä tarpeita ja fyysistä olemustaan työtilassa. Seitsemän kuukauden aikana syntyi 1 500 uutta työn tekemiseen ja tilaan liittyvää ideaa työkalusteiden suunnittelusta uusien digitaalisten laitteiden käyttötapoihin. Parhaimmat jäivät osaksi uutta työympäristöä.”
Vuorovaikutusta ja näkyvyyttä tehosti Yammer-yhteisöalusta, joka kuuluu organisaatiomuutoksen uuden käyttöjärjestelmän Toimisto 365:n työkaluihin. Viiden viikon jälkeen tiimien toiveet ja ajatukset siirtyivät suunnittelijan ja arkkitehdin pöydälle ja kyseistä työalueen rakentaminen alkoi.
”Sitten aloitettiin uuden tiimin kanssa, uudessa tyhjässä tilassa. Hyvistä käytännöistä jäi uudelle tiimille kättä pidempää, uusia ideoita syntyi tai ne muuttivat muotoaan tarpeiden mukaan. Yhteistyö tehokkaan arkkitehdin kanssa alati muuttuvassa suunnitteluympäristössä oli ehdottoman tärkeää.”
”Ihmisten joustavuus, luovuus ja kärsivällisyys on tällaisen suuren ja nopean muutoksen todellinen avain. Johdon esimerkki tehdä muutosta yhdessä muiden työntekijöiden rinnalla ja samanaikaisesti on suuri motivaattori. Töitä tehdään yhdessä, joten paras muutoskin syntyy yhdessä”, pohtii Ovaska.
Sisustusarkkitehti Mari Jauhiainen, Workspace
”Hotthack ei tähdännyt visuaalisen tilabrändin uudistamiseen, joten tilalliset ratkaisut ja innovaatiot syntyivät puhtaasti Hotthackin laboratorioista, eli itse työtä tekevän henkilöstön ideoista ja toiveista. Projektin etenemisen kannalta oli kuitenkin tärkeää, että työympäristökonsultti Anita Ovaskalla oli hyvin selkeät ennakkoarviot suunnitelmien suunnasta, niiden avulla saatoimme suunnitella ja budjetoida alati liikkuvaa ja muokkautuvaa projektia”, sisustusarkkitehti Mari Jauhiainen suunnittelutoimisto Workspacesta kertoo.
Visuaalinen muutos jäykästä avokonttoriympäristöstä monitilatoimistoksi on kuitenkin huomattava. Talon propellimainen muoto ja homogeeninen valkoiseen painottuva värimaailma oli tuonut aiemmin haasteita tilojen tunnistettavuudessa ja suunnistuksessa.
”Uudistuksessa toimme jokaiselle propellin siivelle oman värimaailmansa Finnairin brändin vähemmän tunnetuista aksenttibrändiväreistä ja kehitimme työalueille lentokenttälyhenteillä toimivan nimeämisjärjestelmän. Loimme erityyppisiin palavereihin sopivia ja kohtaamisia tukevia tilaratkaisuja. Oman säväyksensä tuovat Moodin akustiikkapintojen kuvat, jotka ovat Finnairin markkinointikuvastosta. Dynaaminen yritys säilytti visuaalisen identiteettinsä, vaikka hankkeen kiivas tahti rajoitti syvää yhteistyötä Finnairin brändin kanssa.”
Toiminnallisen ja luovan työtapamuotoilun ollessa projektin avainasemassa, vanhentuneen talotekniikan kanssa toimiminen toi haasteita digitalisoidun, sähköisen ja muutosherkän työympäristön suunnittelulle.
”Nopea aikataulu toi myös haasteita. Uudenlainen tapa suunnitella tilaa kokeilevasti ja käyttäjälähtöisesti vaati kalustetoimittajilta ylivoimaista nopeutta, eikä kaikkia toivottuja kalusteita saatu ajallaan testitiloihin.”
”Oli hienoa seurata kuinka yleinen pöhinä ja tunnelma nousi hankkeen myötä. Uudet tilat otettiin heti innostuneesti käyttöön. Kohtaamiset ennakkoluulottoman ja innostuneen henkilökunnan kanssa oli myös todella hauskaa”, Jauhiainen muistelee.
Faktoja muutoksesta:
Tilatehokkuus: 3 kerrosta = 2 kerrosta
Henkilöstömäärä 750 = 1100
Työpistekapasiteetti: 1 pöytäpaikka = 1,7 pöytäpaikkaa
Uudet ideat = 1 500 kpl
Uudet tilakonseptit = 36 kpl
Uudet yhteistyöideat = 52 kpl
Joukkopalaverit = 42 kpl
Tiloista poistetut kaapit = 732 kpl
Neliöt poistettujen kaappien alta = 500 m2
9 printteri- ja postitushuonetta = 2 printtaushuonetta
18 printteriä = 4 printteriä
Teksti: Marita Kouhia
Kuvat: Maria Putansuu
