Tulevaisuudesta on moneksi. Multispace on valtavirtaa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla, koska tiloja osataan nyt suunnitella paremmin työtehtäviä ja käyttäjiä palveleviksi. Yhteistyön tarve, joustavuus ja liikkuvuus sekä sähköisten työvälineiden kehitys ovat huomattavia draivereita, jotka muokkaavat työympäristöjä edelleen.
Samalla organisaatioissa himoitaan säästöjä ja mietitään, miten neliöistä saadaan enemmän irti. Jokaiselle työntekijälle ei haluta enää automaattisesti työtuolia takamuksen alle – etenkin jos porukasta kenties viidesosa on poissa konttorilta joka päivä.
Työterveyslaitoksen taannoisessa raportissa ’Monitilatoimistojen sisäympäristö, käytettävyys ja tilan käyttäjien hyvinvointi’ todetaan, että yhteiskunnalliset säädökset ja sopimukset edellyttävät energian säästöön tähtääviä toimenpiteitä ja organisaatiot tavoittelevat kilvan kustannussäästöjä kiinteistökuluissaan. Energia- ja tilatehokkuus ovat keskeisiä tavoitteita korjaushankkeissa ja uudisrakentamisessa – ja monitilatoimistot voivat tässä savotassa auttaa merkittävällä tavalla.
TTL:n raportissa muistutetaan, että on erityisen tärkeää kehittää uusista monitilaratkaisuista työympäristöjä, jotka ovat terveellisiä ja turvallisia, tukevat työprosesseja ja työssä jaksamista sekä edistävät yhteiskunnallisesti merkittävää työurien jatkamisen tavoitetta. Kestävä kehitys edellyttää ekologisen ja taloudellisen näkökulman ohella myös inhimillisen ja sosiaalisen kestävyyden huomioimista.
Tilojen suunnittelun johtotähdeksi tulee nostaa tieto tilojen eri käyttäjäryhmien työn sisällöstä ja vaatimuksista; näkemys siitä, miten työ muuttuu tulevaisuudessa; sekä ymmärrys hyvinvointia tukevasta työympäristöstä. Sama tilaratkaisu ei sovi kaikille käyttäjäryhmille. Mikäli monitilaratkaisuja ryhdytään summamutikassa monistamaan joka kohteeseen, päädytään oikotietä ongelmiin.
TTL:n mukaan monitilaratkaisuja suunniteltaessa tulee kiinnittää erityistä huomiota työrauhaa lisääviin tekijöihin, kuten esimerkiksi avointen työtilojen toimivaan pohjaratkaisuun, hyvään akustiseen suunnitteluun, vetäytymistilojen riittävään määrään ja äänieritykseen. Näillä voidaan tukea sekä työsuoritusta että työhyvinvointia.
Tilatehokkuuden kasvattamisen ja uudenlaisten tilaratkaisujen vaikutukset sisäilmaston laatuun eivät aina ole itsestään selviä. TTL peräänkuuluttaakin tutkimukseen perustuvaa tietoa, jotta voidaan välttää mahdollisten sisäilmahaittojen syntyminen ja osataan tehdä oikeita ratkaisuja esimerkiksi tiloihin, joissa tavoitellaan hyvin alhaisia sisäilman epäpuhtauksien määriä.
Mikäli monitilaympäristöä halutaan käyttää tarkoitetulla tavalla, tietotekniikan tulee mahdollistaa paperiton työskentely ja tukea mobiilia työskentelyä. Työyhteisöissä on lisäksi tärkeää sopia yhteisistä toimintatavoista ja pelisäännöistä, jotka edistävät työn sujumista, ehkäisevät häiriöitä ja turhia keskeytyksiä sekä konfliktien syntymistä. Työympäristömuutoksessa ei ole kysymys ”pelkästään” tilamuutoksesta, vaan muutos merkitsee myös uudenlaisia työtapoja ja työkulttuuria.
Oma roolinsa on luonnollisesti hyvällä viestinnällä ja henkilöstöä aidosti osallistavilla toimintatavoilla. Tärkeää tässä prosessissa on henkilöstön odotusten ja todellisten vaikutusmahdollisuuksien kohtaaminen, jotta vältytään turhautumiselta ja pettymyksiltä. Osallistumisen reunaehtojen tulee myös olla avoimesti ilmaistuja ja kaikille samoja.
Työympäristön kehittäminen on prosessi, joka ei pääty koskaan. Fiksu työnantaja hyödyntää henkilöstön kokemuksen tilojen käytöstä, jotta tilaa voidaan ”jatkojalostaa” edelleen. Lisäksi tarvitaan tutkimustietoa työympäristömuutoksen hyvistä käytännöistä sekä osallistuvan suunnittelun toimintamalleista.
Unohtaa ei sovi myöskään rohkeutta, jonka avulla suuntaviivoja tulevaisuuteen vedetään. Tällä kohtaa arkkitehtien ja suunnittelijoiden on jatkuvasti haastettava niin itsensä kuin asiakaskin.
